Nummernfolgen definieren, wie Angebote, Aufträge, Rechnungen und andere Dokumente nummeriert werden. Sie ermöglichen es, das Nummerierungsformat an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Mit Hilfe von Nummernfolgen können konsistente und übersichtliche Dokumentenkennungen im gesamten Unternehmen beibehalten werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anpassung des Nummernformats #

1. Öffnet den Tab Unternehmens-Stammdaten:
   • In der Salesforce-Umgebung den Tab Unternehmens-Stammdaten öffnen.
2. Öffnet den Standarddatensatz der Instanz:
   • Wie bereits erwähnt, wird ein Standarddatensatz der Unternehmens-Stammdaten automatisch mit vordefinierten Daten aus der Salesforce-Organisation erstellt.
   • Klickt auf diesen Datensatz, um es zu öffnen.
3. Geht zum Tab „Vorlagen & Branding“:
   • Im Datensatz den Tab Vorlagen & Branding öffnen.
4. Prüft die Standard-Nummernfolgen:
   • Auf der rechten Seite der Ansicht werden die Standard-Nummernfolgen für verschiedene Dokumente angezeigt, die diesem Unternehmens-Stammdatensatz zugeordnet sind.

5. Öffnet einen Nummernfolgen-Datensatz:
   • Klickt auf eine der Nummernfolgen, um deren Konfigurationsfelder zu bearbeiten. Folgende Felder werden angezeigt:
     • Nummernfolge Name – Der Name der Nummernfolge (z. B. Angebotsnummernfolge für Angebotsdokumente).
     • Format – Das Format der Nummer.
     • Nummer – Die zuletzt vergebene Nummer in dieser Folge.
     • Objektname – Das Objekt, auf das sich diese Nummernfolge bezieht (z. B. Angebot, Rechnung, Auftrag).

Bearbeitung nicht möglich? Um eine Nummernfolge zu bearbeiten, nicht das kleine Stiftsymbol verwenden, sondern direkt auf den Link klicken – zum Beispiel, Angebotsnummernfolge.

Nummernformat anpassen #

6. Nummernformat anpassen:
   • Im Feld Format kann das Nummernformat angepasst werden. Ein Beispiel für Rechnungen könnte sein:
     • Von INV-[NUMBER]{8} (8-stellige Nummer) zu INVOICE-[NUMBER]{3} (3-stellige Nummer).
   • Einfach die Zahl in den geschweiften Klammern {8} oder {3} je nach Geschäftsanforderung anpassen.

7. Dokumentvorschau prüfen:
   • Öffnet ein beliebiges Finanzdokument, für das die Datei noch nicht generiert wurde. (In diesem Beispiel wurde die Angebotsnummer auf Q-[NUMBER]{4} angepasst.)
   • Zeigt eine Vorschau des Dokuments an, um zu prüfen, wie das neue Nummernformat angezeigt wird.

Erweiterte Optionen #

8. Verwendung mehrerer Nummernfolgen für dasselbe Objekt:
   • Für dasselbe Objekt können mehrere Nummernfolgen erstellt werden. Eine Standard-Nummernfolge ist im Datensatz der Unternehmens-Stammdaten definiert und wird standardmäßig für das Dokument verwendet, sofern kein anderer Wert im Nummernfolge-Lookup angegeben ist.

9. Nummernfolgen in Finblick ermöglichen die Verwendung dynamischer Platzhalter, um flexible, datumsbasierte Nummerierungen für Dokumente zu erstellen. Die folgenden Platzhalter werden unterstützt:
   • YYYY → vollständiges aktuelles Jahr (z. B. 2025)
   • YY → letzte zwei Ziffern des aktuellen Jahres (z. B. 25)
   • MM → aktueller Monat zweistellig (z. B. 10)
   • DD → aktueller Tag des Monats zweistellig (z. B. 07)
   Diese Platzhalter können im Feld Format einer Nummernfolge verwendet werden, um Dokumentnummern automatisch mit aktuellen Datumsbestandteilen zu generieren. Zum Beispiel erzeugt das Format INV-DD-MM-YYYY-[NUMBER]{4} die Nummer INV-24-10-2025-0001.
10. Auf dem Datensatz der Unternehmens-Stammdaten kann über das Feld Stornorechnungsnummernfolge eine separate Nummernfolge für Stornorechnungen definiert werden. Wird ein Wert eingetragen, wird er für die Generierung der Nummern von Stornorechnungen verwendet. Bleibt das Feld leer, wird stattdessen die Rechnungs-Nummernfolge verwendet.
11. Nummernfolgen können auch für Kundennummern und Lieferantennummern verwendet werden. So wird eine konsistente und fortlaufende Nummerierung der Account-Datensätze sichergestellt, wodurch jeder neue Datensatz eine eindeutige Kennung erhält.
    • Dafür müssen die Optionen Kundennummern generieren und Lieferantennummern generieren in den Anwendungseinstellungen unter Finblick Setup aktiviert werden.
    • Kundennummern generieren erzeugt automatisch eine eindeutige Kundennummer für den ausgewählten Account, wenn die Vorschau eines neuen Dokuments (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung) geöffnet wird.
    • Lieferantennummern generieren funktioniert analog und erstellt automatisch eine Lieferantennummer beim Öffnen der Vorschau eines neuen Dokuments (Lieferantenauftragsbestätigung, Gutschrift).