Jetzt kommt der aufwendigste Teil. Zunächst gewähren wir aber erstmal nur den jeweiligen Nutzer:innen Zugriff auf die Applikation. Das geht schnell:
– Zugriff auf die Paket-Felder gewähren
1. Setup öffnen
2. “Benutzer” in die Schnellsuche tippen
3. “Benutzer” anklicken
4. User:in auswählen, der/die Zugang zur Applikation bekommen soll
5. Runterscrollen zum Bereich “Berechtigungssatzzuweisungen”
6. Auf “Zuweisungen bearbeiten” klicken
7. Je nach gewünschten Berechtigungen für den/die Nutzer:in ‘sevDesk User’ oder ‘sevDesk Admin’ unter verfügbare Berechtigungssätze auswählen
– sevDesk User gibt dem/der Nutzer:in Zugriff auf alle Funktionen der Applikation
– sevDesk Admin gibt auch Zugriff auf den Einstellungsbereich der Applikation
8. Auf ‘Hinzufügen’ klicken
9. Speichern klicken
10. Optional: Wiederholen von Schritt 7, 8 und 9 für den anderen Berechtigungssatz falls gewünscht.
Jetzt fehlt noch der Zugriff auf die Standard-Objektfelder.
Wir können den Zugriff über das Erstellen und Konfigurieren von Berechtigungssätzen oder über die Profile gewähren. Wir präferieren die erste Alternative und das ist auch die Variante, die ihr im Video seht.
– Zugriff auf die Standard-Objektfelder gewähren (Alternative I)
Jetzt bestimmen wir die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Objekte (Angebot, Opportunity, Account, usw.) und auf die Felder auf diesen Objekten (Vorname, Nachname, Rechnungsanschrift, usw.) mit Hilfe von Berechtigungssätzen (permission sets).
Das sind die Schritte dazu:
1. Wie immer Setup öffnen
2. “Berechtigungssätze” in die Schnellsuche eingeben
3. “Berechtigungssätze” auswählen
4. Auf “Neu” klicken
5. Eingeben der Bezeichnung des neuen Berechtigungssatzes (z.B.: “sevDesk Standard fields access”) und des API Namen des Berechtigungssatzes (dieser generiert sich automatisch)
6. Auf “Speichern” klicken
7. Auf „Objekteinstellungen“ klicken
8. Runterscrollen und auf “Aufträge” klicken
9. Auf “Bearbeiten” klicken
10. Bei Objektberechtigung “Bearbeiten” und “Erstellen” auswählen
11. Runterscrollen zu “Feldberechtigungen”
12. Die folgenden Felder müssen Bearbeitungszugriff haben:
- Accountname (Account Name)
- Auftragsreferenznummer (Order Reference Number)
- Beschreibung (Description)
- Enddatum des Auftrags (Order End Date)
- Kontakt für Rechnung (Bill to Contact)
- Opportunity
- Rechnungsanschrift (Billing Address)
- Startdatum des Auftrags (Order Start Date)
- Status
- Bestellnummer (PO Number)
13. Nachdem alle Berechtigungen ausgewählt wurden: auf “Speichern” klicken.
14. Und jetzt folgt ein wenig Arbeit: Wiederholt die Schritte 8 – 13 für die folgenden Objekte:
| Objektname | Objektberechtigungen | Welche Felder benötigen welchen Zugriff? |
|---|---|---|
| Account | Lesen, Bearbeiten | – Lesezugriff: Accountname (Account Name) Accountnummer (Account Number) Beschreibung (Description) Fax Lieferanschrift (Shipping Address) Rechnungsanschrift (Billing Address) Telefon (Phone) Typ (Type) Website Falls das Personenaccounts-Feature (Person accounts) verwendet wird, auch für diese Felder Lesezugriff gewähren: Anrede (Salutation) Nachname (Last Name)* Person Birthdate Person Email Person Home Phone Person Mobile Phone Person Title Vorname (First Name)* *Wenn es keine Felder Vorname und Nachname gibt, dann einfach das Name-Feld verwenden.In Personenaccounts werden Informationen über Einzelpersonen gespeichert. Dabei werden bestimmte Account- und Kontaktfelder in einem einzigen Datensatz miteinander kombiniert. |
| Angebot (Quote) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen | – Lesezugriff: Accountname (Account Name) Angebotsname (Quote Name) Angebotsnummer (Quote Number) Kontaktname (Contact Name) Rechnungsanschrift (Billing Address) Versandanschrift (Shipping Address) |
| Angebotsbelegposten (Quote Line Item) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen **Dieses Objekt erbt seinen Zugriff automatisch vom Objekt Angebot. Hier muss nichts eingestellt werden. | – Bearbeitungszugriff: Belegpostenbeschreibung (Line Description) Rabatt (Discount) |
| Auftrag (Order) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen | – Lesezugriff: Auftragsname Auftragsnummer – Bearbeitungszugriff: Accountname (Account Name) Auftragsreferenznummer (Order Reference Number) Beschreibung (Description) Enddatum des Auftrags (Order End Date) Kontakt für Rechnung (Bill to Contact) Kontakt für Lieferung (Ship to Contact ID) Lieferanschrift (Ship to Contact) Opportunity Rechnungsanschrift (Billing Address) Startdatum des Auftrags (Order Start Date) Status Bestellnummer (PO Number) |
| Auftragsprodukt (Order Product) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen **Dieses Objekt erbt seinen Zugriff automatisch vom Objekt Auftrag. Hier muss nichts eingestellt werden. | – Bearbeitungszugriff: Beschreibung des Belegpostens (Line Description) Menge (Quantity) Produkt (Product) Stückpreis (Unit Price) |
| Auftrags-Rabatt / Aufschlag (Order Discount/Surcharge) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen | – Bearbeitungszugriff: Fixed Amount Percentage Amount |
| Kontakt (Contact) | Lesen, Bearbeiten | – Lesezugriff: Accountname (Account Name) Beschreibung (Description) E-Mail(Email) Fax Geburtsdatum (Birthdate) Mobiltelefon (Mobile) Nachname (Last Name)* Vorname (First Name)* Postanschrift (Mailing Address) Telefon (Phone) Telefon privat (Home Phone) Titel (Title) *Wenn es keine Felder Vorname und Nachname gibt, dann einfach das Name-Feld verwenden. |
| Opportunity | Lesen, Bearbeiten | – Lesezugriff: Accountname (Account Name) Beschreibung (Description) Schlusstermin (Close Date) |
| Opportunity-Rabatte / Aufschläge (Opportunity Discount/Surcharge) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen | – Bearbeitungszugriff: Fixed Amount Percentage Amount |
| Opportunity-Produkt (Opportunity Product) | Lesen, Bearbeiten **Dieses Objekt erbt seinen Zugriff automatisch vom Objekt Opportunity. Hier muss nichts eingestellt werden. | – Bearbeitungszugriff: Beschreibung des Belegpostens Rabatt |
| Produkt (Product) | Lesen, Bearbeiten, Erstellen | – Bearbeitungszugriff: Produktname (Name) Produktbeschreibung (Product Description) |
Preisbuch (Price Book) | Lesen | Keine |
Preisbucheintrag | Lesen, Bearbeiten **Dieses Objekt erbt seinen Zugriff automatisch vom Objekt Preisbuch. Hier muss nichts eingestellt werden. | – Bearbeitungszugriff: Listenpreis (List Price) Produkt (Product) Preisbuch (Price Book) |
15. Dann nur noch “Benutzer” in die Schnellsuche eingeben
16. Auf “Benutzer” klicken
17. Auf den Benutzer oder die Benutzerin klicken, dem ihr die Berechtigungen geben wollt
18. Zu Berechtigungssatzzuweisungen runterscrollen
19. Auf “Zuweisungen bearbeiten” klicken
20. Den erstellten Berechtigungssatz (in unserem Fall “sevDesk Standard fields access”) zu aktivierten Berechtigungssätzen hinzufügen
21. Auf „Speichern“ klicken
Und fertig!
– Zugriff über die Profile gewähren (Alternative II)
Ansonsten können wir den Zugriff auch über die Profile gewähren:
1. Wie immer auch hier Setup öffnen
2. “Profile” in die Schnellsuche tippen
3. “Profile” anklicken
4. Das Profil auswählen, dass konfiguriert werden soll: In unserem Fall ist es der “Standardbenutzer”
5. Bis zum Bereich Feldebenensicherheit runterscrollen
Hier sehen wir nun eine Liste von Objekten.
6. Das Objekt, das konfiguriert werden soll, auswählen: in unserem Fall ist es das “Auftrag”-Objekt – also auf “Anzeigen” klicken.
7. Auf “Bearbeiten” klicken
8. Gewähren von Bearbeitungszugriff für (es ist gut möglich, dass einige der Zugriffe bereits ausgewählt sind):
- Accountname (Account Name)
- Auftragsreferenznummer (Order Reference Number)
- Beschreibung (Description)
- Enddatum des Auftrags (Order End Date)
- Kontakt für Rechnung (Bill to Contact)
- Opportunity
- Rechnungsanschrift (Billing Address)
- Startdatum des Auftrags (Order Start Date)
- Status
9. Gewähren von Lesezugriff für:
- Auftragsname
- Auftragsnummer
10. Auf Speichern klicken
11. Und jetzt folgt ein wenig Arbeit: Wiederholen der Schritte 15 – 19 für die folgenden Objekte:
Achtung: Solltet ihr eine Fehlermeldung bekommen, dann liegt das vermutlich daran, dass ihr keinen Zugriff auf das Objekt habt. Dazu müsst ihr euch erst Bearbeitungszugriff für das Objekt gewähren.
